Au Salon de l’Entreprise à Bulle, le mot d’ordre est : innovation. L’innovation sans a priori. L’innovation pour réinventer le travail au quotidien en Suisse. L’ASC, en partenariat avec PME Magazine, y a notamment tenu jeudi 17 janvier une table ronde sur une nouvelle manière de considérer le travail : l’initiative Work Smart.

“Bureau ou maison ? Avec Work Smart, on peut choisir”, nous dit Claire-Lise Rimaz, directrice de l’Association Suisse des Cadres. Après une brève présentation de l’association, elle laisse la parole au rédacteur en chef de PME Magazine, Thierry Vial. Le travail flexible est un domaine qui peut considérablement changer notre façon de travailler, et notre manière de considérer le travail. Selon lui, tout le monde pourrait bénéficier de ces nouvelles conditions de travail, moyennant une application intelligemment pensée. En Allemagne et en Grande-Bretagne, il existe déjà des programmes gouvernementaux qui soutiennent le smart working. Mais en Suisse, c’est un concept tout nouveau qui mérite d’être présenté et encouragé.

“L’avenir appartient à ceux qui travaillent smart”

La première intervenante est Alexandra Kühn, directrice de l’initiative Work Smart. Pour elle, il est désormais l’heure d’aborder le thème du travail flexible dans des conférences et salons réunissant des entrepreneurs, et de les convaincre. Car cette initiative, si elle est appliquée dans l’entreprise, rapporte de nombreux avantages non négligeable pour les employés comme pour les employeurs. Tout d’abord, un accroissement de la productivité est constaté : en fonction du rythme biologique de chacun, la productivité est adaptée et optimisée. Ensuite, ce système encourage les collaborateurs à mener une vie plus équilibrée entre leur travail et leur vie personnelle. Cela engendre également moins de déplacements et moins d’émissions de CO2. Par exemple : si une dizaine d’employés effectuait un jour de home office par semaine, 1’400 tonnes de CO2 seraient ainsi économisées en une année. Le work smart aurait également une incidence sur le trafic, car les transports publics seraient moins fréquentés aux heures de pointe. Les pendulaires tout comme les entreprises en retireraient des bénéfices.

Le work smart, tout le monde en profite

En général, les travailleurs sont plus motivés et les entreprises plus compétitives, et donc plus prospères. Le travail flexible crée de la motivation supplémentaire pour les travailleurs, qui s’installent dans une relation de confiance avec leur employeur. Ainsi, l’entreprise peut gérer plus intelligemment ses ressources et infrastructures, développer sa réputation et attirer de nouveaux talents plus facilement .

Alexandra Kühn nous donne quelques chiffres : en Suisse, seulement une personne sur quatre travaille de temps en temps de manière flexible, et une personne sur trois souhaiterait pouvoir en bénéficier dans son entreprise. “Par le biais de l’initiative, nous accompagnons l’économie suisse dans une transformation nécessaire en fournissant de l’expérience et du savoir inspirés par et obtenus auprès des meilleurs”, nous dit-elle. Pour cela, l’initiative compte sur un réseau développé d’entreprises partenaires qui souhaitent participer et promouvoir les modes de travail flexible en Suisse. Et depuis 2015, ce sont pas moins de 178 entreprises qui ont signé la charte Work Smart.

“Avec la rapidité des évolutions technologiques, nous sommes contraints de nous réinventer”

Le deuxième intervenant est Luca Bino, Business developer Future Work Experience chez Swisscom. Dans l’entreprise leader du marché suisse des télécommunications, les nouvelles méthodes de travail sont au coeur de la transformation : la première évolution majeure s’est faite lorsque les téléphones fixes dans les bureaux ont été remplacés par des smartphones. Luca Bino nous dit : “si mon téléphone est fixé à une table, je suis moi aussi attaché à ce bureau, et de ce fait pas du tout flexible”.

Mais ce n’est pas uniquement un projet technologique, cela va beaucoup plus loin. En effet, pourquoi prendre la peine d’essayer de se réinventer lorsque l’on est le leader incontesté du marché ? Pourquoi prendre le risque de changer ? Selon lui, ce projet a été encouragé par l’arrivée des nouvelles générations, qui vivent dans un monde où la communication et la collaboration sont très différents de ce qu’ont connu nos prédécesseurs. “Essayez de faire adopter l’e-mail à votre ado de quatorze ans : impossible ! Par contre, ils sont très axés sur le partage, qui est une envie, parfois même un besoin, fondamentale de leur génération. Lorsqu’ils arrivent dans les entreprises, tout est vérrouillé, sécurisé, hyper-hiérarchisé. Dans le monde du travail d’il y a dix ans, le savoir était jalousement gardé, mais aujourd’hui ce n’est plus possible”.

“Il est insensé d’attendre de la part des employés qu’ils travaillent de manière agile si on attend qu’ils timbrent à huit heures tous les matins”

Le succès de demain est désormais dans la collaboration, même entre entreprises concurrentes. C’est prouvé : les avancées se font lorsque l’on travaille de manière commune sur un sujet. Idem pour l’attachement à un endroit physique : cela bloque la flexibilité. Mais il n’est pas question que d’avancée technologique. Certes, une transformation numérique est nécessaire. Mais l’humain doit, lui aussi, évoluer et pouvoir se sentir inclus dans le projet et dans l’histoire, motivé par un vrai leitmotiv. Chez Swisscom, le work smart prend forme au travers des applications qu’elle met à disposition de ses employés pour augmenter leur flexibilité. Des outils comme Skype, Exchange, la politique de l’Open Book (qui permet notamment une meilleure accessibilité à l’information) etc. Une solution claire et logique est proposée aux employés, tout en adaptant le management : “il est insensé d’attendre de la part des employés qu’ils travaillent de manière agile si on attend qu’ils timbrent à huit heures tous les matins”.

Luca Bino nous met cependant en garde : “work any time ne signifie pas non plus all the time. Il est nécessaire de savoir se gérer pour travailler smart, et pour ça, il n’y a pas encore de solution technologique. Mais il n’y a pas non plus de succès sans se planter”.

Economies financières, meilleur équilibre entre vie professionnelle et privée ou encore meilleure motivation des employés, les résultats du smart working sont nombreux

Le troisième intervenant, Patrice Jaquier, est directeur de la filiale suisse d’Aremis, créée en 2010. Cette entreprise emploie des consultants très mobiles dans toute l’Europe, et s’est, dès ses débuts, mise au travail flexible. Cette méthode est donc accessible également aux plus petites structures, et peut tout à fait fonctionner à une échelle locale : “le work smart nous a permis de partager nos expériences, et nous avons obtenus de très bons résultats grâce à cette méthode”, dit Patrice Jaquier.

Mais quels sont les résultats concrets qui sont générés par la mise en place du travail flexible pour une entreprise comme Aremis ? Tout d’abord, elle réalise des économies financières lorsqu’une place de travail n’est plus attribuée à un seul collaborateur. Ensuite, les employés peuvent mieux gérer leur vie de famille parallèlement à leur carrière grâce aux horaires flexibles, à des allocations versées pour un bureau à domicile et une connexion Internet. Chez Aremis, on travaille environ un jour et demi par semaine de son domicile, ce qui augmente la motivation des employés et rend ainsi l’entreprise plus attractive pour les juniors et les nouveaux talents. Par rapport à une approche classique du travail, cette initiative permet également à Aremis de réduire ses émissions de CO2 de 50%.

“Il y a des moyens d’améliorer le confort des pendulaires et d’optimiser l’utilisation de l’infrastructure ferroviaire grâce au travail flexible”  

Selon Mélanie Berthold, cheffe de projet Smart Mobility aux CFF, “48% des Romands souhaiteraient emménager plus près de leur lieu de travail. Nous pouvons donc déduire qu’ils ne sont pas satisfaits de leurs trajets”. Chaque jour, 70% des sièges sont libres dans les trains. Il est donc nécessaire de trouver des solutions qui permettent d’améliorer le confort des voyageurs. Les CFF ont ces moyens aujourd’hui, mais cela demande également une collaboration entre les entreprises romandes. En effet, la plupart des employés pourraient voyager en-dehors des heures noires. Chez CFF, ils sont 9’000 sur 33’000 employés à appliquer ce concept au quotidien, à travailler de manière smart. Ces 9’000 employés ont tous un smartphone et un ordinateur portable qui leur permettent de travailler partout. Dans le cas de Mélanie Berthold, il lui arrive régulièrement de travailler sur cinq lieux différents durant une journée.

“Aujourd’hui, les évolutions techniques rendent le travail flexible, mais la culture d’entreprise doit également s’impliquer dans ce changement”, dit notre intervenante. La société doit désormais évoluer dans la même direction, les entreprises doivent développer un climat de confiance avec leurs employés, pour permettre à tous de bénéficier des avantages du smart working.

“Les problématiques récurrentes du smart working ? Gérer l’agenda, maintenir une bonne communication interne, garder une vue d’ensemble…”

Gaël Spieler, notre dernier intervenant, et CEO chez GS-Projets. Il prône le nomadisme et la flexibilité. Selon lui, il est nécessaire de changer de culture mais également d’outils : il faut pouvoir “permettre à chacun de travailler et de collaborer en réseau d’où il veut et principalement quand il peut, de manière économique, simple et sécurisée à partir des appareils personnels”. Mais la transformation ne peut pas s’effectuer en un claquement de doigts. En effet, il est nécessaire de prendre le temps d’intégrer des solutions de manière progressive, pour que ces dernières soient efficaces. Il faut donc adapter son mode de pensée et se garder d’établir des préjugés handicapants pour le projet et la communication de l’équipe.

Il mentionne notamment les problématiques qu’il a pu rencontrer en voulant appliquer le work smart. Tout d’abord, il est difficile de libérer du temps de manière synchrone dans un lieu défini lorsque toute l’équipe travaille à distance. L’information doit pouvoir être préservée, et synchronisée régulièrement. Sans quoi, cela impacte la communication interne et empêche de conserver une vue d’ensemble sur le projet.

Les bases d’une bonne mise en place de smart working selon lui? Une bonne formation des collaborateurs, pour commencer. Et la transformation des bureaux en espaces de coworking, plus adaptés au développement de la créativité et à la réflexion collective.

Le commentaire de Victoria Marchand : “Je suis adepte du work smart depuis des années, j’ai toujours travaillé de cette manière !”

Convaincus ? Vous savez ce qu’il vous reste à faire ! En tout cas, chez Le Meilleur du Web, impossible de travailler autrement que de manière smart. Dès nos débuts, ce mode de travail a été appliqué, et il fait ses preuves au quotidien.